Werkwijze
Wat is het uitgangspunt van het AFK bij de gekozen werkwijze?
Alles in de werkwijze van het AFK is gericht op een eerlijke behandeling van aanvragen, hoge kwaliteit en navolgbaarheid van het beoordelingsproces.
Dit is van groot belang omdat het budget voor de vierjarige subsidies ontoereikend is om alle ingediende aanvragen te honoreren, waardoor er helaas altijd organisaties buiten de boot vallen.
Hoe graag we dat ook zouden willen, er is eenvoudigweg niet genoeg subsidiegeld om over alle aanvragers te verdelen.
Omdat het totaal aangevraagde bedrag het beschikbare budget flink overstijgt, is een rangschikking naar prioriteit van de aanvragen nodig, aan de hand van de criteria.
Zo worden de beste plannen gehonoreerd.
Deze prioritering is eigen aan de wettelijke ‘tenderprocedure’.
Wat is een tenderprocedure?
De tenderprocedure is de in het bestuursrecht gebruikelijke, verplichte manier voor het gelijktijdig en eerlijk verdelen van schaarse middelen.
Verschillende landelijke publieke cultuurfondsen houden zich aan dezelfde regelgeving, waardoor de processen overeenkomsten vertonen.
De systematiek heeft het AFK ook toegepast voor de behandeling van alle meerjarige subsidies binnen het Kunstenplan ‘17-’20.
Hoe leidt deze procedure tot een eerlijke verdeling?
Belangrijk binnen een tenderprocedure is dat alle aanvragers gelijke kansen krijgen en op eenzelfde, transparante en zorgvuldige manier worden behandeld.
Daarbij zijn gelijke maatstaven, criteria die leiden tot een eerlijke waardering van aanvragen en een navolgbare prioritering, cruciale uitgangspunten.
Zo moet het AFK bij de beoordeling uitgaan van de ingediende plannen en wordt er geen aanvullende informatie opgevraagd of meegenomen.
In een toelichting op de regeling is vooraf uitgebreid uitgelegd hoe het AFK werkt, op welke criteria de aanvragen beoordeeld worden, en waar bij die criteria op wordt gelet.
De richtlijnen voor het ondernemingsplan bieden hulp bij het schrijven van de aanvraag.
Bij een tenderprocedure hoort ook dat de adviezen die ten grondslag liggen aan de besluiten openbaar worden gemaakt.
Hoe transparant is de werkwijze van het AFK?
Het AFK publiceert vooraf op de website de subsidieregeling, de invulling van de criteria en een uitgebreide toelichting die precies beschrijft hoe en wat er beoordeeld wordt (kijk voor deze documenten onder het menu 'Aanvragen' - 'Vierjarige subsidies 2021 - 2024').
Bovendien zijn de adviezen van de commissies volledig terug te lezen op de website van het AFK, inclusief de waarderingen per criterium die tot een rangorde van de aanvragen leiden.
De rangschikking van de ingediende aanvragen binnen elke commissie is aan de hand van de waarderingen per criterium eenvoudig na te rekenen.
Dat deze niet expliciet vermeld staat op de website van het AFK is een bewuste keuze: de beoordeling is geen ‘beauty contest’ en iedere organisatie kan op deze manier ook andere geldstromen aanboren zonder dat zijn plaats in de rangorde daar mogelijk nadelige invloed op heeft.
De rangorde van honorabele aanvragen waarvoor geen budget beschikbaar is, is wel vermeld in de gepubliceerde inleidingen.
Als er onverwacht middelen vrijvallen, is daardoor duidelijk wie als eerste alsnog in aanmerking komt.
Beoordeling van aanvragen
Op basis waarvan worden de aanvragen beoordeeld?
De beoordeling van de aanvragen gaat aan de hand van vier criteria.
Per criterium is gebruik gemaakt van een waarderingsschaal in woorden (zoals ‘goed’, ‘voldoende’, ‘zwak’) als conclusie van de inhoudelijke beoordeling.
Deze waarderingen zijn het resultaat van het gesprek in de adviescommissie en de argumenten die daarbij worden gedeeld.
Ze zijn een hulpmiddel bij de beoordeling en prioritering van aanvragen.
Aan de waarderingsschaal in woorden zijn cijfers (punten) gekoppeld, voor een zorgvuldige vertaling naar een rangorde van de aanvragen.
De besluiten worden dus gebaseerd op met argumenten omklede adviezen over aanvragen, aan de hand van de criteria en daarbij toegekende waarderingen met bijbehorende cijfers.
Hoe komen de beoordelingscriteria tot stand?
De criteria zijn het rechtstreekse gevolg zijn van een integrale, in de gemeenteraad vastgestelde visie op kunst en cultuur in Amsterdam
Die criteria zijn voor de periode 2021-2024: artistiek belang, belang voor de stad, uitvoerbaarheid en diversiteit & inclusie.
Hoe worden de aanvragen beoordeeld?
De beoordeling van de aanvragen gaat aan de hand van vier criteria.
Per criterium is gebruik gemaakt van een waarderingsschaal in woorden (zoals ‘goed’, ‘voldoende’, ‘zwak’) als conclusie van de inhoudelijke beoordeling.
Deze waarderingen zijn het resultaat van het gesprek in de adviescommissie en de argumenten die daarbij worden gedeeld.
Ze zijn een hulpmiddel bij de beoordeling en prioritering van aanvragen.
Aan de waarderingsschaal in woorden zijn cijfers (punten) gekoppeld, voor een zorgvuldige vertaling naar een rangorde van de aanvragen.
De besluiten worden dus gebaseerd op met argumenten omklede adviezen over aanvragen, aan de hand van de criteria en daarbij toegekende waarderingen met bijbehorende cijfers.
Maakt het AFK een integrale afweging in de beoordeling?
Een integrale afweging is verankerd in de Kunstenplansystematiek door beleidsuitgangspunten van de stad te vertalen in criteria waarmee prioriteiten kunnen worden bepaald.
Wat de gemeente vaststelt als nu het belangrijkste voor de stad vindt zijn weg via deze beoordelingscriteria.
Daardoor is vooraf voor iedereen duidelijk op basis waarvan keuzes worden gemaakt en is er altijd een grondslag in het Amsterdamse beleid.
Er worden dus niet achteraf ‘op gevoel’ bijstellingen gedaan van de uitkomst van het adviesproces.
Adviescommissies
Waarom zijn er adviescommissies betrokken bij de aanvragen?
Advisering over de aanvragen gebeurt in commissies van onafhankelijke deskundigen.
Net als in de wetenschap vindt beoordeling plaats op basis van intersubjectieve ‘peer review’.
De commissies werken met het oog op de continuïteit deels met adviseurs uit de periode 2017-2020 en kennen elk ook nieuwe instroom.
Op basis waarvan zijn de adviseurs geselecteerd?
De kennis van de adviseurs sluit aan bij de beoordelingscriteria voor 2021-2024 en de verwachte aanvragen.
Zo is gezorgd voor adviseurs met artistieke en zakelijke kennis, kennis over de positie van gevestigde kunsten en nieuwe artistieke ontwikkelingen in de stad, ontwikkelings-, presenterende en producerende organisaties, en culturele diversiteit.
Het AFK werkt met onafhankelijke voorzitters van buiten de culturele sector, die het beoordelingsproces objectief leiden en bewaken.
Hoe vond de selectie plaats?
Een deel van de adviseurs is geselecteerd door een selectiecommissie via een breed uitgezette vacature, daarnaast heeft het AFK aanvullend gericht geworven via extern bureau Binoq Atana.
Hoe voorkom je belangenverstrengeling?
Er is een zeer strenge check op (schijn) van belangenverstrengeling bij adviseurs.
Adviseurs met een belang bij een aanvraag mogen geen deel uitmaken van de commissie, en dus ook niet over andere aanvragen in dezelfde discipline oordelen.
Biografieën van alle adviseurs en voorzitters zijn gepubliceerd op de website (Bekijk wie de adviseurs en voorzitters zijn onder het menu 'Over het AFK' - 'Meerjarige adviseurs').
Welke commissie behandelt welke aanvraag?
De adviescommissies en de aanvragen zijn onderverdeeld naar (hoofd)discipline, om daar binnen specialistische kennis te waarborgen over de verschillende genres en subgenres.
Er zijn commissies voor Muziek(theater), Dans, Theater, Film, Beeldende kunsten, Erfgoed, Letteren en Cultuureducatie.
Adviseurs van het AFK hebben doorgaans professionele deskundigheid in meerdere relevante disciplines en thema’s binnen de kunsten.
Bij het AFK worden ontwikkeling, productie en presentatie van kunst binnen dezelfde commissie behandeld.
Op deze wijze zorgen we voor evenwicht in het totale landschap en doet het AFK recht aan de enorme pluriformiteit aan kunstvormen en -organisaties die een fondsaanvraag indienen.
Hoe gaan de commissies om met multidisciplinaire aanvragen?
Adviseurs van het AFK hebben doorgaans professionele deskundigheid in meerdere relevante disciplines en thema’s binnen de kunsten.
De commissies konden een co-advies bij een andere discipline vragen.
Multidisciplinaire kennis is daardoor goed geborgd in de commissies.
De keuze van aanvragers zelf was leidend voor de vraag welke commissie hun aanvraag behandelde, en of een eventueel co-advies wenselijk was.
Dit past bij de tenderprocedure, waarbij vooraf duidelijk moet zijn op welk budget aanvragers een beroep doen.
Budgetten
Wat is het uitgangspunt bij het opstellen van de budgetten?
Het uitgangspunt is dat iedere aanvrager evenveel kans maakt op subsidie in iedere discipline.
Het AFK is volgens de Algemene Wet Bestuursrecht verplicht om de zogeheten subsidieplafonds vooraf vast te stellen en te communiceren.
Het is niet mogelijk om de subsidieplafonds per discipline tussentijds te verlagen.
Verhogen, door beschikbaarstelling van extra budget, kan wel.
Dat gebeurde bijvoorbeeld in Rotterdam en Den Haag.
Wat is de functie van die subsidieplafonds?
Door de plafonds wordt de pluriformiteit van het culturele landschap gewaarborgd, het is hierdoor namelijk niet mogelijk dat één discipline al het beschikbare geld krijgt.
In de regeling zijn subsidieplafonds per discipline/commissie vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en gecommuniceerd in de krant en op de website van het AFK.
Hoe komen de subsidieplafonds per discipline tot stand?
De subsidieplafonds zijn onder andere gebaseerd op het aantal aanvragen per discipline in de vorige aanvraagronde, de overvraag per discipline en verdeling van het totale budget voor vierjarige subsidies bij het AFK in 2017-2020.
Maar ook het verwachte aantal aanvragen, de ontwikkelingen binnen de andere regelingen en een herverdeling in verband met een overheveling van budget van het AFK voor de nieuwe functies van de Amsterdam Bis zijn meegewogen.
Politieke ontwikkelingen naar aanleiding van de AFK besluiten
Waarom heeft het AFK aanvullende financiering gevraagd voor 11 extra theaterinstellingen?
Met de publicatie van de besluiten over de vierjarige regeling heeft AFK een voorstel ingediend bij het college van burgemeester en wethouders om aanvullende financiering beschikbaar te maken voor elf theaterorganisaties.
Door een ongekend grote hoeveelheid aanvragen en hoog aangevraagd bedrag (overvraag: 248%) in dit discipline was het aantal positief beoordeelde organisaties niet in evenwicht met het beschikbare budget.
Zonder ingreep zou slechts 35% van de aanvragen zijn toegekend, tegenover gemiddeld 64% in de overige disciplines.
Dit zou leiden tot een kaalslag in het Amsterdamse kunstenveld.
Met het financieren van 11 extra theaterorganisaties hebben we het aandeel gehonoreerde organisaties naar verhouding gelijkgetrokken ten opzichte van de andere kunstdisciplines. Het AFK wist zich bij dit voorstel gesterkt door meerdere belangenpartijen, waaronder de ACI als vertegenwoordiger van de Amsterdamse culturele instellingen.
Was deze overvraag te voorzien geweest?
Nee. Vier jaar geleden was theater de minst overvraagde discipline, en bij de projectsubsidies van het AFK vertonen de theateraanvragen door de jaren heen geen stijgende lijn, in tegenstelling tot verschillende andere disciplines.
Bij de vierjarige aanvragen 2021-2024 hebben bovendien relatief veel theaterorganisaties voor het eerst aangevraagd.
Inclusief een aantal jonge podia en organisaties die eerder buiten Amsterdam werkten.
Waar is het geld voor de 11 theaterinstellingen vandaan gekomen?
Het AFK heeft als primaire financieringsbron het voor innovatie bestemde budget van het AFK voorgesteld.
Met innovatiesubsidies konden in de afgelopen beleidsperiode vierjarig ondersteunde organisaties inspelen op kansen die zich onverwacht aandienden en extra inzetten op vernieuwing.
Het overige deel van de financiering zou in het aanvankelijke AFK-voorstel extra geld vanuit de gemeente betreffen.
Is dat voorstel overgenomen?
Het college heeft het voorstel overgenomen, maar zonder vanuit de gemeente extra budget beschikbaar te stellen.
In het collegevoorstel komt de volledige financiering van de 11 extra theaterinstellingen vanuit het AFK budget voor zowel innovatie, als voor ontwikkeling.
Dit ontwikkelbudget, dat bestemd was voor jonge organisaties, is daarmee teruggebracht van € 1,1 miljoen naar € 725.000 per jaar.
Waar komt de commotie over museum Ons’ Lieve Heer op Solder vandaan?
Museum Ons’ Lieve Heer op Solder kreeg een positief advies vanuit het AFK, maar kon vanwege ontoereikend budget niet toegekend worden.
Het college heeft uiteindelijk besloten om Ons’ Lieve Heer op Solder alsnog aan te wijzen in de Amsterdam Bis, en het budget daarvoor te onttrekken aan de projectsubsidies van het AFK.
Waar komt het budget voor ‘Ons Lieve Heer op Solder vandaan?
Het college brengt het benodigde bedrag (ruim € 615.000 euro per jaar) ten laste van het budget voor projectsubsidies van het AFK.
Hoe zit het met de college-opdracht aan het AFK voor afgewezen vierjarige aanvragers?
Het college heeft een aanvullende opdracht verstrekt: Het AFK dient in de regeling Ontwikkeling (de voormalige tweejarige subsidieregeling) ruimte te maken voor een deel van de positief beoordeelde vierjarige aanvragers, die vanwege onvoldoende budget niet konden worden gehonoreerd.
Om deze groep te kunnen bedienen in de nieuwe regeling Ontwikkeling heeft het college het AFK gevraagd om budget uit de projectsubsidies over te hevelen.
Zie ook de Veelgestelde vragen regeling Ontwikkeling organisaties.