Vacature: Medewerker Secretariaat

Wij zoeken, per medio oktober 2022, een medewerker secretariaat (v/m/x) voor 32 uur per week. Het gaat om een dynamische functie in het hart van de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor de bereikbaarheid van het AFK, je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en voor het digitaal registreren van projectaanvragen. Je hebt een actieve en ondersteunende rol bij het plannen en begeleiden van zowel kleinere (interne) bijeenkomsten als bij de grotere AFK-events zoals de Amsterdamprijs voor de Kunst.

Amsterdams Fonds voor de Kunst

Het AFK is het fonds van en voor de culturele wereldstad Amsterdam. Vanuit onze missie 'Fantastische kunst voor alle Amsterdammers', dragen we bij aan een stad waar iedereen de kans heeft kunst te beoefenen of ervaren. Daarom ondersteunen we alle kunstvormen in ieder stadsdeel en in elke wijk. We zijn er voor zowel professionele kunst als voor cultuurbeoefening in de vrije tijd - voor gevestigde organisaties, als ook de rafelranden en de pioniers. Het AFK richt zich met zijn activiteiten op drie groepen: kunstenaars en culturele organisaties, Amsterdammers, en de sector als geheel. Door kennis voor en over de sector te delen - dragen we bij aan een krachtig, toekomstbestendig kunstenveld.

De afdeling

Als medewerker secretariaat werk je samen met andere collega’s op de afdeling secretariaat. Deze afdeling, bestaande uit drie personen, ondersteunt de hele organisatie als het gaat om bereikbaarheid, klantcontact, organisatie en plannen van kleine en grotere (interne) bijeenkomsten. archivering en het digitale aanvraagproces.

Werkzaamheden

- Je ontvangt bezoekers, verzorgt catering en handelt telefonische vragen af over het AFK, de subsidies en de status van aangenomen subsidieaanvragen.
- Het uitvoeren van secretariële taken zoals het het notuleren bij besprekingen en het bewaken van voorraden zoals drukwerk, keuken- en kantoorartikelen.
- Het verzorgen van het contact met leveranciers en de huismeester in geval van tekorten, (klein) onderhoud en calamiteiten.
- Het ondersteunen van de afdeling bedrijfsvoering en P&O bij versturen van brieven en andere voorkomende werkzaamheden.
- Het uitvoeren van ondersteunende en productionele werkzaamheden voor de organisatie van bijeenkomsten, vergaderingen en AFK-activiteiten.
- Je haalt dagelijks subsidieaanvragen op, je koppelt deze aan de juiste behandelpersoon en controleert deze op volledigheid.
- Je bewaakt de termijnen binnen het aanvraagproces proactief en herinnert collega’s en aanvragers aan naderende deadlines of afspraken.

Gewenst profiel

We zoeken iemand die:

- klantgericht is en zich kan verplaatsen in klanten en hiernaar handelt, klanten actief en effectief aanspreekt en klantenwensen herkent. Heeft een representatieve uitstraling en is aanspreekbaar en toegankelijk voor klanten.
- beschikt over een lerend vermogen en heeft vermogen om zich blijvend te ontwikkelen als persoon binnen een veranderende omgeving.
- onderzoekend en flexibel is, feedback verzamelt, onzekerheid in het verloop van een dag verdraagt en zichtbaar tijd en energie besteedt aan eigen ontwikkeling.
- resultaatgericht werkt, zich bewust is van zijn de verantwoordelijke rol binnen de aanvraagprocedure en actief en gedreven bijdraagt aan het bereiken van de organisatie- en teamdoelen.
- goed kan samenwerken en wil bijdragen aan een gezamenlijk resultaat. Zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken.

Functie-eisen

- MBO 4 werk- en denkniveau of hoger.
- Kennis van projectregistratie, gegevensverwerking, archiefsystemen en geautomatiseerde systemen en goede vaardigheden in Microsoft Office applicaties, tools en templates en (met name Outlook, Word, Excel,Teams).
- Kennis van de doelstellingen van de organisatie, de werkorganisatie en de procedures.
- Sociale vaardigheid voor het op hun gemak stellen van bezoekers en bellers en voor het organiseren van vergaderingen.
- Organisatorische vaardigheden om werkzaamheden goed (projectmatig) voor te breiden, in te plannen en uit te (laten) voeren.
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
- Uitdrukkingsvaardigheid voor het opstellen van conceptbrieven en het geven van algemeen geldende informatie over het fonds.
- Je woont bij voorkeur in Amsterdam of directe omgeving van Amsterdam.

Aanbod

- Een marktconform salaris (AFK hanteert de gemeente CAO als uitgangspunt) van € 2.255 – € 3.301 bij fulltime dienstverband (36 uur). Deze functie is voor 32 uur.
- Vakantiegeld, eindejaarsuitkering, bijdrage levensloop, alsmede een bijdrage voor de ziektekostenverzekering.
- Reiskostenvergoeding (OV of fiets).
- Werken bij een leuke en dynamische organisatie in het hart van de kunstenwereld in Amsterdam.

Procedure

Het Amsterdams Fonds voor de Kunst laat zich bij de werving van kandidaten voor deze functie ondersteunen door binoq atana, hét bureau voor diversiteit in culturele sector. Voor vragen over deze functie kun je contact opnemen met Richtje Sybesma via 020 5141380 en info@binoq.nl.

Reageren kan door het sturen van een CV en motivatiebrief tót maandag 29 augustus 2022 naar info@binoq.nl o.v.v. medewerker secretariaat AFK. Binoq atana verzorgt de voorselectie en draagt een aantal kandidaten aan het AFK voor. Het AFK kiest hier een aantal uit voor twee gespreksrondes. AFK vraagt van al haar medewerkers een geheimhoudingsverklaring en VOG.

Het AFK wil in haar personeelsbestand graag een goede afspiegeling van de pluriformiteit van de bevolking in de stad. Wij streven naar een inclusief en divers personeelsbestand. Mensen met diverse achtergronden, opleiding, afkomst en cultuur worden nadrukkelijk uitgenodigd om te solliciteren. Iedereen is welkom om te reageren op deze vacature! We zijn bereid om, daar waar dit kan en in overleg, aanpassingen te verrichten in het werk en/of de werkomgeving om een succesvolle match te creëren.